Zapytanie ofertowe nr 1 (22/07/2020)

dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej oraz wynajmu obiektów sportowych podczas obozu sportowego
w dniach 31.07-09.08.2020 r.
w ramach projektu „Aktywni przez cały rok”.

 

1. Zamawiający:

Integracyjny Klub Sportowy Druga Strona Sportu

ul. Glogera 43F/4

31-222 Kraków

NIP: 9452167080

 

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajem obiektów sportowych podczas obozu sportowego w ramach projektu pt. „Aktywni przez cały rok”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

 

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

a) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa i gastronomiczna dla 33 osób w okresie 31.07-09.08.2020 r. (od obiadu dnia 31.07.2020 r. do obiadu dnia 09.08.2020 r.) oraz wynajem obiektów sportowych

b) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

 

4. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

92620000-3 – Usługi w zakresie sportu

92610000-0 – Usługi świadczone przez ośrodki sportowe

 

5. Termin i miejsce wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej
w terminie  31.07.2020 r. – 09.08.2020 r.

 

6. Zadania po stronie Wykonawcy

złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania w pokojach dwu-, trzy-, czteroosobowych z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja) dla 33 osób w terminie 31.07-09.08.2020 r. (od obiadu dnia 31.07.2020 r. do obiadu dnia 09.08.2020 r.), a także możliwość wynajmu obiektów sportowych tj. 1 tor pływacki x 2 godz. dziennie, 1/2 hali tenisowej/sportowej x 1,5 godz. dziennie, 2 stoły tenisowe x 1 godz. dziennie, kort tenisowy x 1 godz. dziennie, jazda konna/hipoterapia x 5 godz. dziennie, wszystkie obiekty w okresie 31.07-09.08.2020 r.
ponadto Oferent powinien umożliwić udział w obozie sportowym, jak
i spożywanie posiłków osobom z niepełnosprawnościami,
złożenie w terminie załącznika nr 2,
Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
7. Zadania po stronie Zamawiającego

przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.
8. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

·      posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny,
a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
·      nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1.    uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2.    posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;

3.    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4.    pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
·      dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
·      zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

 

9. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto).

Zamawiający dokona płatności po zakończeniu wykonania usługi. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

 

10. Opis sposobu przygotowania oferty:

a) Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być:

– podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,

– posiadać datę sporządzenia,

– zawierać pełną nazwę, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP.

b) Załącznik nr 2,

c) Skan uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego,

d) Skan opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej,

e) W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

f) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

 

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

a)    Zakwaterowanie dla 33 osób w terminie 31.07-09.08.2020 r.

Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 33 osób w terminie 31.07-09.08.2020 r.

b)    Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 33 osób w terminie 31.07-09.08.2020 r.

Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 33 osób w terminie 31.07-09.08.2020 r. (od obiadu w dniu 31 lipca 2020 r. do obiadu w dniu 9 sierpnia 2020 r.)

c)     Wynajem obiektów sportowych

Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. 1 tor pływacki x 2 godz. dziennie, 1/2 hali tenisowej/sportowej x 1,5 godz. dziennie, 2 stoły tenisowe x 1 godz. dziennie, kort tenisowy x 1 godz. dziennie, jazda konna/hipoterapia x 5 godz. dziennie, wszystkie obiekty w okresie 31.07-09.08.2020 r.

 

11 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Kierownik projektu:

e-mail: marzenakotwica@gmail.com

 

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

 

12. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

a)    Oferty muszą być złożone do dnia 29.07.2020 r. do godz. 24.00.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marzenakotwica@gmail.com zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową i gastronomiczną oraz wynajem obiektów sportowych w ramach projektu pt.: „Aktywni przez cały rok” .

Oferty otrzymane po 29.07.2020 r. nie będą rozpatrywane.

b)    Wybór ofert nastąpi w dniu 30.07.2020 r. i zakończony zostanie protokołem.

 

13. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 8, a także w oparciu o następujące kryteria:

1.     Cena – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji sportowej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

 

14. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:

Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

 

15. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

 

W dniu 30.07.2020 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

 

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

 

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

 

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

 

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 30.07.2020 r.

 

16. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

 

17. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

 

18. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Aktywni przez cały rok”.

 

19. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Integracyjny Klub Sportowy Druga Strona Sportu może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Integracyjnego Klubu Sportowego Druga Strona Sportu do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Integracyjnego Klubu Sportowego Druga Strona Sportu do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Integracyjny Klub Sportowy Druga Strona Sportu nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

 

20. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.

Brak możliwości komentowania.